TRAINING ELECTRONIC FILING & DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Table of Contents Toggle TRAINING SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN

TRAINING DOKUMEN & ARSIP FISIK training Optimalisasi Electronic Filing di jakarta

* Apakah  konvensional  filing  yang  ada  di  perusahaan Anda sudah
optimal?
* Apakah  perusahaan  Anda  sudah  membuat  electronic  filing  yang
efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?
* Apakah  filing  system yang diterapkan dalam perusahaan Anda sudah
optimal,  mudah  ditemukan  yang berkepentingan jika sewaktu-waktu
diperlukan?
* Bagaimana  mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif,
efisien,  optimal  dan  dapat diakses dengan cepat dari mana saja,
oleh siapa saja dan kapan saja?

Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil
dari  khazanah  pengetahuan  yang  dimiliki  perusahaan. Setelah suatu
dokumen  dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui
dokumen  apa  saja  yang  dianggap  vital,  penting & berguna. eFiling
memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan
Business  Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga
mudah dimengerti & ditindak-lanjuti.

Beberapa manfaat langsung eFiling:
1. Mengurangi  penggunaan  formulir  kertas  & memastikan kelengkapan
pengisian checklist & workflow.
2. Mempermudah  akses  ke  khazanah  (central file) untuk menampilkan
mockup,  draft,  process  flowcharts,  sketch, memo voice & video,
arsip,  rekaman,  pengetahuan  tertulis,  Quality Manual, Standard
Operating Procedures, Work Instruction.
3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di
berbagai  lokasi  (pekerja  kantor,  lapangan,  site  dlsb)  untuk
mengubah  &  memperbaharui  kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis &
ujian secara on-line.
4. Mempermudah  pengorganisasian  pekerjaan  individu maupun kelompok
(memantau  jadwal,  target & hasil, baik di dalam kantor maupun di
luar   kantor;   mengikuti   rapat  online;  menyelesaikan  to-do,
mengorganisir  notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun
menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja).

Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan Ini?
1. Terampil  menyusun  serta  mensosialisasikan  kebijakan  kearsipan
elektronik (eFiling).
2. Terampil  menyusun  prosedur  pembuatan,  review,  edit, publikasi
dokumen elektronik.
3. Terampil  menyusun  kebijakan  penyimpanan,  pengkodean,  indeks &
lokasi  arsip  elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada
karyawan,   terutama  kepada  para  profesional  (insinyur,  dll),
sehingga  mereka  dapat  menerima  penjelasan (sosialisasi) secara
bijaksana.
4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak
lanjutnya.
5. Paham   tujuan,  lingkup,  tanggung  jawab,  aktifitas,  proses  &
kompetensi  yang  harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik
arsip fisik maupun elektronik.
6. Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.

Siapa yang Harus Ikut Pelatihan Ini?
IT,    Sekretaris,    Pimpinan    Proyek,   Office   Manager,   Office
Administration.

Apa yang dipelajari dalam Pelatihan Ini?
* Modul  01  Paradigma  &  Filosofi  Electronic  Filing  &  Document
Management System
* Modul   02   Sharing   &   Studi  Kasus  Mengenai  Beragam  Contoh
Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
* Modul 03 Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
* Modul 04 Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
* Modul 05 Quick Win 1
* Modul 06 Quick Win 2
* Modul 07 Fraud Prevention & Risk Management
* Modul 08 Disaster Recovery & Business Continuity

Detail Sesi:
Modul   01  –  Paradigma  &  Filosofi  Electronic  Filing  &  Document
Management System
* Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
* Membahas   perbedaan   antara  karakteristik  bisnis  &  implikasi
terhadap  sistem  arsip  elektronik:  pemilihan database, keamanan
(security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
* Membahas  permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata
administrasi.
* Membahas aspek hukum & legal eFiling.
* VIDEO:  Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed
Architecture & Security.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.

Modul  02 – Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi
eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
* Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
* Membahas    beragam   contoh   implementasi   eFDM   di   sejumlah
sektor/industri antara lain:
+ Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
+ Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
+ Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
+ Kebutuhan  kemudahan  mengakses dokumen elektronik yang sudah
terlebih dahulu ada.
+ Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
* VIDEO:  Web,  Word  & AutoCAD Intergration, Import Existing Files,
eMail Indexing.
* STUDI  KASUS:  membahas  contoh  di perbankan, keuangan, asuransi,
manufaktur & kedokteran.

Modul 03 – Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
* Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
* Memahami indeks & kode arsip.
* Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
* Membahas  peluang  implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem
arsip fisik.
* Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
* TIPS  &  TRICKS:  membahas  pemakaian filing cabinet dengan baik &
benar.
* TIPS  & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi &
akses.
* TIPS  &  TRICKS:  membahas  contoh  produk penyimpanan (compacto &
pronto).
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

Modul 04 – Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
* Memahami  alat  bantu  Self-Audit  &  5S/5R  Patrol:  Daftar Induk
Dokumen,   Daftar   Tipe   Dokumen,   Daftar  PiC,  Daftar  Lokasi
Penyimpanan.
* Membahas  implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode &
PiC, lokasi & akses.
* VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links
Not Documents, Version Control.
* SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
* SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel,
eFiling & DMS.
* TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk
Dokumen,   Daftar   Tipe   Dokumen,   Daftar  PiC,  Daftar  Lokasi
Penyimpanan.
* TIPS  & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR),
kamera, handycam.

Modul 05 – Quick Win 1
* Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
* Meningkatkan  komunikasi  &  membangun  trust  dengan  peningkatan
interaksi antar user & lintas komunitas.
* VIDEO:   Content   Searching,   Knowledge  Groups,  eTransmittals,
GoogleDocs, Google Calendar.
* TIPS  &  TRICKS:  membahas  teknik Social Media untuk meningkatkan
interaksi.

Modul 06 – Quick Win 2
* Memahami   sistem  otentikasi:  konvensional,  watermark,  digital
signature.
* Membahas  kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul
Optical   Character   Recoqnition  untuk  mendeteksi  perubahan  &
pemalsuan.
* Membahas   penyelarasan  proses  kerja  dengan  worklow  &  sistem
otorisasi elektronik
* VIDEO:  Project  Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator,
Protector).
* TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.

Modul 07 – Fraud Prevention & Risk Management
* Membahas konsep dasar manajemen resiko.
* Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan
dalam sistem arsip konvensional.
* Membahas  integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil,
daftar debitur, otoritas pajak, public records.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI:  menggunakan  Open  Source  Software (OSS) sebagai modul
kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
* SIMULASI:  menggunakan  Open  Source  Software (OSS) sebagai modul
manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.

Modul 08 – Disaster Recovery & Business Continuity
* Memahami  sistem  kontinuitas  bisnis:  konvensional, remote site,
cloud.
* Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi
dan/atau perubahan sistem arsip.
* Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem)
untuk memperbaiki security & ease-of-use.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI:  menggunakan  Open  Source  Software (OSS) sebagai modul
manajemen  proyek  (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS,
Snaplogic) dalam eFDM.

**     PESERTA    DIHARAPKAN    MEMBAWA    LAPTOP/    NETBOOK/PORTABLE
HARDDISK/FLASHDISK  UKURAN  BESAR  untuk  praktik,  demo  &  menyimpan
aplikasi & dokumen pendukung workshop.**

Siapa Fasilitator Kami?
Para   Konsultan,   pembicara  tamu  dan  praktisi  dengan  pengalaman
bertahun-tahun  di bidangnya masing-masing. Fasilitator utama sebagian
besar  memiliki  pendidikan  pasca  sarjana  dan berpengalaman sebagai
praktisi  di  perusahaan  multinasional,  nasional  dan bisnis sendiri
(sebagai owner).

Jadwal pustraindo.co.id tahun 2024 :

Bacth 1 : 16 -17 Januari 2024
Bacth 2 : 13 – 14 Februari 2024
Bacth 3 : 5 – 6 Maret 2024
Bacth 4 : 24 – 25 April 2024
Bacth 5 : 21 – 22 Mei 2024
Bacth 6 : 11 – 12 Juni 2024
Bacth 7 : 16 – 17 Juli 2024
Bacth 8 : 20 – 21 Agustus 2024
Bacth 9 : 17 – 18 September 2024
Bacth 10 : 8 – 9 Oktober 2024
Bacth 11 : 12 – 13 November 2024
Bacth 12 : 17 – 18 Desember 2024

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta

 

Lokasi Pelatihan pustraindo.co.id:

• Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
• Jakarta, Hotel Amaris Tendean (6.500.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
• Bandung, Hotel Golden Flower (6.500.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
• Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
• Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

 

Investasi Pelatihan tahun 2024 ini :

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive