TRAINING GENERAL AFFAIR (GA)

Table of Contents Toggle TRAINING KONSEP TIME MANAGEMENT

training Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair di jakarta

Peran  General  Affair  (GA) dalam suatu perusahaan pada umumnya masih
kurang   diperhatikan,   bila  dibandingkan  dengan  peran  departemen
produksi yang secara langsung menghasilkan profit bagi perusahaan.

Padahal  sebagai  supporting  unit, General Affair memiliki peran yang
tidak  kalah  penting  bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa
General  Affair yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan
performance yang optimal.

Supaya  tugas  operasional  perusahaan berjalan lancar, general affair
harus  memahami  semua tugas dan dapat melaksanakan secara efektif dan
efisien.

General  Affair  adalah  supporting  unit  yang  bertujuan  memberikan
pelayanan- pelayanan kepada unit-unit kerja lain.

Bahkan  pada  umumnya,  GA  melayani  seluruh unit kerja di perusahaan
(bersifat  shared  service)  dalam  hal  administrasi  dan pengelolaan
pelayanan rutin kantor.

Tugas  seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job
Matrix”  yang  mana  biasanya  dalam  satu  waktu  seorang GA dituntut
menyelesaikan beberapa permasalahan.

Karakteristik  pekerjaan  dari General Affair adalah banyaknya variasi
tugas  sehingga  membutuhkan  pengetahuan luas dan keterampilan teknis
yang  umum  dan  dituntut  memiliki  kompetensi  yang baik, yang mampu
menjalankan semua tugas dan tanggung jawab secara baik.

Training  General  Affair ini akan membekali peserta agar kinerja dari
departemen   GA   dapat  diandalkan  untuk  menangani  beragam  tugas,
berinteraksi   dan   berkoordinasi  baik  internal  maupun  eksternal,
sehingga  sangat mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan secara
efektif dan efisien.

Pelatihan   ini   akan   membahas   mengenai   General   Affair   yang
diselenggarakan  selama  2  hari.  Adapun  tujuan pelatihan ini adalah
sebagai berikut:
1.

Untuk memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas departemen
General Affair sehingga peserta dapat meningkatkan kinerjanya.
2.

Untuk  memberikan  pemahaman  tentang masalah- masalah yang mungkin
timbul  dalam  departemen  General  Affair  dan  bisa menyelesaikan
masalah – masalah tersebut.
3.

Peserta  akan  mempunyai  kesiapan mental dan motivasi bekerja yang
tinggi dengan tugas yang berat sebagai supporting unit.
4.

Peserta akan memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional
5.

Peserta  akan  mempunyai  skill untuk berhubungan dengan departemen
lain dan juga pihak external perusahaan.
6.

Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan.

Output Pelatihan

1.

Dapat  memahami  tugas  dan  tanggung jawab personel General Affair
dengan skala waktu pengerjaannya.
2.

Dapat  mengetahui  dan  memahami  Key  Performance  Indicator untuk
personel General Affair.
3.

Dapat memahami konsep time management.
4.

Dapat memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
5.

Dapat  memahami  dan  menerapkan  proses lobby dan negosiasi dengan
baik.
6.

Dapat memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
7.

Dapat  memahami  penggunaan  sistem  penerangan  pada  ruangan  dan
lingkungan kantor.
8.

Dapat  menggunakan  sejumlah  formulir  Check  Sheet  untuk panduan
standarisasi  umum  kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan
eksternal audit dalam ruang lingkup GA.
9.

Dapat  menganalisis  faktor-faktor  yang menjadi permasalahan utama
yang  umum  terjadi  pada  aktivitas  GA  dan  mampu  menyelesaikan
permasalahan tersebut.

Materi Pelatihan

1.

Ruang Lingkup pekerjaan General Affair
2.

Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair
3.

Hal-hal yang menjadi tantangan di bagian General Affair
4.

Motivasi dan persiapan mental bagi personel di General Affair
5.

Bagaimana  bagian  GA dapat berkoordinasi dengan seluruh departemen
dan mensosialisasikan kepada Internal & Eksternal
6.

Melaksanakan   tugas   rutin/insidentil   serta   perencanaan   dan
antisipasinya
7.

Masalah-masalah yang timbul di General Affair
8.

Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
9.

Penyediaan dan pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK & Stationery)
10.

Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung/General Cleaner
11.

Pengelolaan Kendaraan Perusahaan/driver/Pool dan perparkiran
12.

Pelaksanaan  kebersihan, & penanganan Kebersihan (Cleaning Service)
gedung/kantor sirkulasi udara bersih, pencahayaan, set up & setting
ruang kerja
13.

Penanganan Listrik, Gas & Air, Waste Water / Limbah,
14.

Event  khusus  seperti  Gathering,  lebaran,  liburan, ulang tahun,
momentum suka cita dan dua cita dll.
15.

Pengelolaan Kurir, Surat Kedinasan, Surat Perbankan, dll.
16.

Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
17.

Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Security)
18.

Outsourcing  Management  /  Labour  Suply  /  Tenaga  Kerja Kontrak
(Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
19.

Pengelolaan Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
20.

Penanganan  tamu  Penting  (Tamu  VVIP,  VIP,  Instansi Pemerintah,
External Auditor, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
21.

KPI untuk General Affair Operation
22.

Kepengurusan Tenaga Kerja Asing
23.

Perawatan   dan   pengadaan   instalasi   listrik  (Mechanical  dan
electrical)
24.

Berhubungan  dengan  pihak eksternal perusahaan (Pemda, Kepolisian,
pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
25.

Mengurusi  semua  kebutuhan  operasional  perusahaan maupun saluran
komunikasi (telepon, fax, Surat, dll) dan Receptionist serta keluar
masuk Tamu

Sasaran Peserta:

*

Mahasiswa  tingkat  akhir  yang  ingin berkarir sebagai HRGA maupun
pengelolaan GA
*

GA   Officer,   GA  Staff,  GA  Group  Leader,  GA  Supervisor,  GA
Coordinator, GA Section Head, GA Superintendent, dan GA Manager
*

Personel General Affair (GA) Departemen
*

Personel Human Resources & General Affair (HRGA) Departemen
*

Manager Non GA yang berminat mempelajari General Affair
*

Executive  atau  Praktisi  Bisnis  yang ingin tahu mengenai General
Affair
*

Professional   atau  Individu  yang  berkaitan  dengan  pengelolaan
General Affair